Первое лицо организации или немного о секретарях

Что должно уметь первое лицо любой фирмы или немного информации о должности секретаря

Профессия секретаря сегодня стала нарицательной: мало кто не знает разнообразных анекдотов о секретаршах, образ которых это накрашенная девушка в короткой юбке недалекого ума, которая только и умеет, что носить напитки своему непосредственному начальнику. Однако, в реальной жизни быть привлекательной и элегантной для того, чтобы получить данную должность, совершенно недостаточно. Грамотный секретарь - это не только работник, профессионально выполняющий свои обязанности, но и психолог, приятный собеседник - человек, который поддержит начальника толковым советом, сможет правильно организовать его труд и обеспечить комфортные условия работы. К несчастью, многие девушки, пролистывая каталог фирм с желанием трудоустроиться, обманутые сложившимися стереотипами, стремятся на эту должность с громадным рвением и энтузиазмом, считая работу секретаря несложной и приятной. Но стереотипы на то и созданы - чтобы разрушать их.

Итак рассмотрим, в чем конкретно заключаются обязанности секретаря?

Данный человек (причем, обратите внимание, совершенно не обязательно девушка), ведет телефонные переговоры, принимает посетителей, выполняет поручения своего начальника, используя справочник предприятий, занимается подготовкой поездок, заседаний, конференций, совещаний и деловых встреч. Он работать с документацией, обладает необходимыми навыками работы с оргтехникой, умеет печатать на компьютере, структуризировать поступающую корреспонденцию, вести поиск товаров, услуг в Интернете, используя справочник фирм. И это еще далеко не все. Секретарь должен держать рабочий кабинет в порядке, в чистоте, вовремя обеспечивать канцелярскими принадлежностями, проветривать помещение, разгружать напряженный трудовой день шефа, не пропуская в его кабинет нежелательных посетителей. Этот человек должен иметь каталог компаний, в которые необходимо звонить по любому вопросу, знать телефоны, фамилии и имена сотрудников, их должности и обязанности, быть посвящен во все направления деятельности организации. Существует конкретный перечень требований, предъявляемых к любому секретарю и, поверьте, он немаленький. Секретарь - это, в первую очередь, хваткий, организованный, умный и психологически стабильный сотрудник с высокой стрессоустойчивостью - так как больше этого специалиста в компании переживает и нервничает только ее владелец.

Секретарь - это первое лицо, с которым встречается человек, впервые зашедший в компанию или учреждение - это обязывает его всегда быть приятным в общении, вежливым и опрятно одетым. Именно от профессионализма секретаря зависит мнение о состоятельности организации, в которой он работает. Небрежность в одежде, грубый тон, расслабленность, нервозность - это всё признаки неспециалиста. Нехорошее впечатление, произведенное на человека, может бросить тень на компетентность всей компании - и об этом должен помнить руководитель, подыскивая сотрудника на данную работу.

Работа секретаря - «правой руки» и советника руководителя - это сложная трудовая деятельность, которая требует наличия не только красивой внешности, как считают многие кандидатки на данную должность, но и множества высоких профессиональных качеств. Умение варить вкусный кофе - это конечно, полезный навык, но и далеко не главный для человека, претендующего на место секретаря руководителя. Не забывайте об этом - и трудовых вам успехов!

Источник: http://allfirm.com/